Warum geht es in Projekten? Was ist deren Ziel? Egal wie das individuelle Ziel im jeweiligen Projekt aussieht, eines haben alle gemeinsam: Es geht um die Erstellung von etwas Neuem.

Zumeist beruhen Teilbereiche aber auf bekannten Dingen. Diese können mit bereits realisierten Standardvorgehen oder etablierten Standardlösungen umgesetzt werden. Im Bereich der Softwareentwicklung ist diese Zweiteilung in einen bekannten und einen neuen Teilbereich in fast jedem Projekt anzutreffen. Teile der Software lassen sich mit bereits gefestigtem Grundwissen oder basierend auf bereits realisierten Lösungen umsetzen. Andere Teile der Software beinhalten aber etwas völlig Neues, etwas das bisher noch niemand aus dem Entwicklerteam umgesetzt hat.

Bei der Realisierung eines solchen Projektes ist sehr oft zu beobachten, dass sich die Entwickler auf die bereits bestens bekannten Teilbereiche fokussieren. Diese Softwarebereiche kennt man, da fühlt man sich wohl, da kann man schnell Erfolge erzielen.

Die neuen, unbekannten und damit herausfordernden Projektbereiche werden erst einmal liegen gelassen und verschoben. Dies ist ein absolut nachvollziehbares menschliches Verhalten. Jeder präferiert das was er kennt und lässt sich nicht gern auf Neues ein. Im bekannten Terrain fühlt man sich am wohlsten.

Diese Herangehensweise ist aber für das Erreichen der Projektziele kontraproduktiv. Das eigentliche Projektziel liegt im Erstellen des Neuen. Der Hauptfokus der Entwickler liegt aber meist auf dem Altbekannten. Zudem wird bei den bekannten Softwarekomponenten gern etwas mehr Zeit investiert und die Anforderungen werden übererfüllt.  In den Bereichen die man kennt und in denen man sich wohlfüllt investiert man meist auch viel Zeit für Optimierungen. Viele dieser Optimierungen sind aus Kundensicht aber unnötig oder ineffizient. Trotzdem kommt es in Softwareprojekten immer wieder vor das bei den bekannten Komponenten 150% der Zeit investiert und diese Zeit dann bei den neuen und damit eigentlich wichtigen Komponenten fehlt.

Dieser Effekt wird als Optimierungsfalle bezeichnet.

Ein weiterer Aspekt der das Hineintappen in die Optimierungsfalle begünstigt ist, dass bei der Umsetzung von bekannten Dingen viel schneller erste Erfolge vermeldet werden können. Das Entwicklerteam kann dem Projektleiter viel schneller zeigen das es voran geht und der Projektleiter kann dem Vorgesetzten erste Teilerfolge präsentieren. Das bei diesem Vorgehen falsche Eindrücke entstehen sollte jedem klar sein. Es sieht dadurch nämlich so aus als ob das Projekt sehr gut voran kommt und alles im grünen Bereich ist. Das böse Erwachen kommt aber spätestens dann wenn versucht wird die neuen Dinge umzusetzen.

Was gibt es für Auswege aus der Optimierungsfalle? Ich denke es ist sehr wichtig den Fokus richtig zu setzen. Als Projektleiter muss man die Projektziele so definieren das die neuen Dinge in den Vordergrund gerückt werden. Des Weiteren muss die Umsetzungsplanung ebenfalls einen klaren Fokus auf die neuen Komponenten setzen. Man kann dabei sogar so weit gehen dass man die bekannten Komponenten vernachlässigt. Diese lässt man erst einmal links liegen und kümmert sich später darum. Dies funktioniert im Allgemeinen sogar besser als man im ersten Moment denkt. Denn bei den bekannten Komponenten ist im Entwicklerteam so viel Wissen und Praxiserfahrung vorhanden das meist mit weniger als dem geplanten Aufwand eine 90% Lösung erzielt werden kann. Und es ist um einiges besser nur 90% bei den bekannten Komponenten umzusetzen und dafür 100% bei den neuen Dingen, als 150% bei bekannten Dingen und nur 50% bei Neuen.

Fokussieren Sie sich daher in ihren Projekten auf das Neue und lassen sie das Altbekannte eher nebenbei mitlaufen. Sie werden dadurch etwas länger brauchen bis sie die ersten Teilerfolge in Ihrem Projekt präsentieren können und dadurch erreichen Sie eventuell schlechtere Zwischenzeiten im Vergleich mit anderen Projektleitern, aber am Ende laufen Sie als erster durch die Zielgerade.