Ein wichtiger, wenn nicht sogar der wichtigste Faktor in einem Projekt ist das Projektziel. Dieses Projektziel herauszuarbeiten und allen Projektbeteiligten zu vermitteln ist daher eine der wichtigsten Aufgaben eines Projektleiters.

In der Praxis wird diese Aufgabe aber teilweise unzureichend umgesetzt wird. In den Startbesprechungen von Projekten habe ich schon oft erlebt, dass der Fokus auf Meilensteine, Zeit- und Kostenvorgaben oder sogar auf zu verwendende Techniken für die Realisierung des Projektes gelegt wird. Das eigentliche Projektziel wird aber nur kurz angesprochen oder ist nur zwischen den Zeilen zu erkennen.

Sie können dazu einen simplen Selbstversuch durchführen. Fragen Sie die Beteiligten in Ihren eigenen Projekten oder auch in den Projekten Ihrer Kollegen nach dem Projektziel. Ich vermute Sie werden innerhalb eines Projektteams viele verschiedene Antworten hören.

Dies kann mehrere Ursachen haben. Wie beschrieben kann es daran liegen dass das Projektziel nicht richtig herausgearbeitet, nicht richtig kommuniziert oder falsch verstanden wurde. Andererseits kann es aber auch sein dass zu frühzeitig ein Fokus auf die konkrete Umsetzung erfolgt ist.

Das heisst, wenn in einem Projekt zu frühzeitig über die konkrete Umsetzung nachgedacht und nach dem Motto „Der Weg ist das Ziel“ gehandelt wird, kann es schnell geschehen dass das eigentliche Projektziel in Vergessenheit gerät.

Beispielsweise könnte die Umstellung der Produktionsanlagen auf die Software der Firma Xyz als Projektziel genannt werden. Dies hört sich gut an, ist aber kein Projektziel. Hierbei handelt es sich bereits um eine konkrete Umsetzungsstrategie des eigentlichen Projektzieles. Dieses könnte zum Beispiel ursprünglich wie folgt gelautet haben: „Der Durchsatz der Produktionsanlagen soll vergrössert werden“.

Im Projektteam ist eventuell sehr schnell die Idee mit dem Umstieg auf die neue Software gekommen. Diese Idee hat sich dann als neues Projektziel in den Köpfen festgesetzt und das eigentliche Ziel wurde vergessen. Dadurch gehen andere und eventuell bessere Lösungsmöglichkeiten verloren. Warum sollte man nicht auch die Produktionsmaschinen statt der Softwarte austauschen oder die Transportwege zwischen den einzelnen Maschinen verkürzen?

Projektziele sollten daher immer in Form von Wirkungszielen definiert werden. Das bedeutet, dass die Wirkung, also das „Was“ herausgestellt wird ohne auf das „Wie“ einzugehen. Diese Ziele sind meist sehr allgemein formuliert und dadurch nur schwer quantifizier- und prüfbar. Wirkungsziele können und sollten daher um messbare Indikatoren erweitert werden. Das zuvor aufgestellte Ziel „Der Durchsatz der Produktionsanlagen soll vergrössert werden“, könnte zum Beispiel um den folgenden Zusatz erweitert werden: „Die momentane Produktion soll von 10.000 Teilen täglich auf 12.000 Teile gesteigert werden.“

Die Aufgabe eine Projektleiters besteht zusammenfassend darin, zusammen mit dem Kunden die Wirkungsziele und deren Indikatoren herauszuarbeiten. Dabei dürfen die Wirkungsziele noch keine Umsetzungsvorgaben beinhalten da diese das Projekt bereits im Vorfeld einschränken und eventuell von der besten Lösung wegbringen würden.