Einen Vortrag beziehungsweise eine Präsentation richtig zu gliedern ist relativ simpel. Trotzdem sehe ich es in der Praxis immer wieder, dass bei Präsentationen grundlegende Dinge vergessen werden. Sei es eine schlechte Einleitung, eine vergessene Agenda oder ein unzureichender Abschluss. Es werden leider zu oft kleine aber entscheidende Fehler bei  Präsentationen gemacht, welche den Gesamteindruck stören oder sogar den kompletten Vortrag abwerten. In diesem Artikel möchte ich Ihnen daher eine kurze Checkliste vorstellen welche ich bei der Erstellung meiner eigenen Präsentationen benutze. Diese Checkliste zielt auf einen richtig gegliederten Vortrag unter Einbeziehung der wichtigsten Eckpunkte ab.

Hauptgliederung

Ein Vortrag gliedert sich immer in drei Bereiche. Eine Einleitung, einen Hauptteil und einen Schlussteil. Der Zeitanteil dieser drei Bereiche sollte grob der folgenden Untergliederung entsprechen:

–          Einleitung: 20%

–          Hauptteil: 70%

–          Schlussteil: 10%

Des Weiteren ist es äussert wichtig, das Sie sich dem Ziel dieser drei Präsentationsbereiche bewusst werden. Den Inhalt der drei Bereiche sollten Sie auf die folgenden Ziele ausrichten:

–          Einleitung: Sagen Sie den Zuhörern was Sie Ihnen sagen werden

–          Hauptteil: Sagen Sie es den Zuhörern

–          Schlussteil: Sagen Sie den Zuhörern was Sie Ihnen gesagt haben

Einleitung

Eine gute Einleitung weckt Interesse und gibt Sicherheit. Dass das Interesse der Zuhörer geweckt werden soll ist sicherlich jedem klar, aber was meine ich mit „Sicherheit“?

Beginnen wir mit dem ersten Punkt. Sie sollten die Aufmerksamkeit und das Interesse der Teilnehmer gewinnen. Diese müssen es nach der Einleitung kaum mehr erwarten können endlich die Inhalte des Vortrags zu hören. Dafür stehen Ihnen zwei grundlegende Möglichkeiten zur Verfügung. Erstens sollten Sie ihr Thema entsprechend interessant formulieren. Der richtige Titel des Vortrages ist meist bereits der wichtigste Teilnahme- und auch Ausschlussgrund für Ihren Vortrag. Ein schlecht gewählter Titel führt zu leeren Stuhlreihen. Des Weiteren sollten Sie im Rahmen der Einleitung den Zuhörern ein Motivationsgrund bieten Ihrem Vortrag gespannt und aktiv zu folgen. Dazu sollte ein entsprechender Aufhänger geboten werden. Dies kann beispielsweise ein aktueller Pressebeitrag sein der für Aufmerksamkeit gesorgt hat und thematisch zu Ihrem Vortragsthema passt. Sie können auch persönliche oder emotionale Ziele der Teilnehmer als Aufhänger nehmen. Ja selbst eine gekonnt eingesetzte provokative Aussage kann zum Ziel führen. Dies wird in den meisten Fällen aber starke emotionale Reaktionen hervorrufen und sollte sehr vorsichtig eingesetzt und in einem Zusatzsatz eventuell gleich wieder abgeschwächt werden. Eine provokative Einleitung habe ich bisher beispielsweise erst einmal eingesetzt, dies aber mit Erfolg da ich die volle Aufmerksamkeit aller Teilnehmer gewonnen hatte. Im Rahmen dieser Einleitung und Motivationserzeugung sollten Sie die Ziele Ihres Vortrages nennen. Dies lässt sich meist sehr gut mit dem einleitenden Aufhänger kombinieren.

Kommen wir nun zum zweiten Teilbereich: Sicherheit schaffen. Es ist ein typisch menschliches Verhalten das man Misstrauen und Angst vor unbekannten Situationen hat und sich viel wohler füllt wenn man weiss worauf man sich einlässt beziehungsweise in was für einer Situation man sich begibt. Diese Sicherheit können Sie relativ leicht schaffen indem Sie die wichtigsten Fragen der Teilnehmer gleich zu Beginn beantworten. Diese Fragen sind: Wer sind Sie? Was werden Sie präsentieren? Wie viel Zeit werden Sie dafür benötigen? Was ist wenn ich Zwischenfragen habe? Um diese Publikumsfragen zu beantworten sollten Sie sich am Anfang des Vortrags kurz selbst vorstellen. Dabei sollten Sie auch Ihre Kompetenzen nennen. Und zwar die Kompetenzen die Sie zum Experten für den Inhalt dieses Vortrags machen. Des Weiteren sollten Sie das Thema des Vortrages durch Angabe einer Agenda präzisieren. Ist der Vortrag in mehrere Teilbereiche untergliedert sollten Sie die Agendapunkte nennen und auch optisch beispielsweise mittels PowerPoint Folie oder Flipchart zeigen. Des Weiteren ist der Zeitrahmen des Vortrags anzugeben. Ist ihr Vortrag in nur ein oder zwei Teile untergliedert benötigt es keine gesonderte Agenda. In diesem Fall reicht bereits ein Satz in der Form „In den nächsten 45 Minuten werde ich Ihnen die Umsatzzahlen des vergangenen Geschäftsjahres präsentieren.“ Zu guter Letzt ist es ratsam die Teilnehmer darauf hinzuweisen wie Sie mit Fragen umgehen werden. Geben Sie bekannt ob Fragen jederzeit erlaubt und erwünscht sind oder ob Sie erst am Ende des Vortrags oder jedes Teilbereiches auf Fragen eingehen werden.

Hauptteil

Auf den Hauptteil werde ich hier nicht im Detail eingehen. Wie Sie diesen gestallten sollten hängt sehr stark vom jeweiligen Thema, Ziel und Teilnehmerkreis des Vortrags ab und erfordert angepasste Strategien. Es gibt aber allgemeine Ziele des Hauptteils die Sie immer verfolgen sollten. Sie sollten auf alle Hauptpunkte eingehen die Sie im Rahmen der Einleitung genannt haben. Wichtig ist das Sie den Vortrag auf die Teilnehmer ausrichten. Sie sollten den Zuhörern aufzeigen was für Vorteile und Nutzen diese erzielen. Dazu eignen Sich Formulierungen wie beispielsweise: „Das bedeutet für Sie …“.

Schlussteil

Im Schlussteil der Präsentation sollten Sie eine kurze Zusammenfassung des Nutzens des Vortrages geben. Diese Zusammenfassung sollte also nicht inhaltsorientiert sondern nutzenorientiert sein. Inhaltsorientiert wäre die Zusammenfassung wenn Sie einfach nochmals wiederholen was die Themen Ihres Vortrages waren. Dies kommt in etwa dem erneuten zeigen der Agenda gleich. Dieses Vorgehen erzielt zwar bereits einen kleinen Nutzen da alle Themen nochmals zusammenfassend in Erinnerung gerufen werden, aber wirklich in Erinnerung bleibt Ihr Vortrag dann wenn Sie die Zusammenfassung aus Sicht des Teilnehmer durchführen und deren Nutzen nennen. Wie bei der Beschreibung des Hauptteils angegeben, werden Sie während des Vortrages die Vorteile für die Zuhörer herausarbeiten. Dabei sollten Sie genau beobachten und aus dem Feedback herauslesen welche Vorteile von den Zuhörern erkannt und akzeptiert wurden. Im Schlussteil sollten Sie dann die akzeptierten Nutzen zusammenfassen und abschliessend nennen. Des Weiteren sollten Sie zu Tat aufrufen. Es reicht nicht  aus das den Teilnehmern die Vorteile und der Nutzen bekannt sind, sondern Sie sollten explizit zur Umsetzung aufrufen.

Zusammenfassung, Checkliste

Die angesprochenen Punkte habe ich Ihnen abschliessend in einer kleinen Übersicht zusammengefasst. Diese Übersicht können Sie gern nutzen um Ihre eigenen Vorträge gliedern und zu prüfen.

• Einleitung
  • Zeitanteil: ca. 20%
  • Sagen Sie den Zuhörern was sie Ihnen sagen werden
  • Inhalt
    • Begrüssung
    • Persönliche Vorstellung, Kompetenz
    • Motivation der Zuhörer (Aufhänger)
    • Thema
    • Ziele
    • Gliederung, Zeit
    • Hinweis wann Fragen zu stellen sind

• Hauptteil
  • Zeitanteil: ca. 70%
  • Sagen Sie es den Zuhörern
  • Inhalt
    • Details der Hauptpunkte vortragen
    • Aufzeigen der spezifischen Vorteile, Nutzen („Das bedeutet für Sie…“)

• Schluss
  • Zeitanteil: ca. 10%
  • Sagen Sie den Zuhörern was sie Ihnen gesagt haben
  • Inhalte
    • Zusammenfassung der akzeptierten Nutzen
    • Aufruf zu Tat bzw. zum Handeln
    • Eventuell Dank an die Teilnehmer

Fazit

Ein gut gegliederter Vortrag bietet das Grundgerüst für einen erfolgreichen Vortrag. Die hier vorgestellte Checkliste enthält die wichtigsten Punkte welche Sie bei der Gliederung eines Vortrages beachten sollten.